Documentatie en veelgestelde vragen

Een afspraak plannen of verslepen

In de kalender (maand- of weekweergave) kun je een afspraak rechtstreeks verslepen naar een andere dag of, in de weekweergave, ook naar een ander tijdstip. Sleep alleen de startdag-chip van een afspraak; vervolgdagen van een meerdaagse afspraak zijn niet apart sleepbaar.

Een afspraak is niet sleepbaar als deze is afgerond, geannuleerd, of gekoppeld is aan een automatische route (routeId gezet) — die laatste categorie moet via de automatische planning worden herzien, niet handmatig verschoven, omdat de volgordegegevens van de route anders stil verouderen.

Een gewone klik op een afspraak (geen sleepbeweging) opent altijd het bewerkscherm, ook op een niet-sleepbare afspraak. Daar kun je tijdstip, klant, status en notities aanpassen.

Automatische planning: van berekening tot goedkeuring

Ga naar Automatische planning en kies een periode (week, maand of jaar) om een nieuwe berekening te starten. De knop is uitgeschakeld zolang er geen actief werk of geen medewerkers zijn.

Vóór de berekening controleert Orvela of alle betrokken adressen (je eigen vertrekadres en klantadressen met actief werk) betrouwbaar zijn gegeocodeerd. Ontbreekt of klopt een adres niet, dan zie je eerst een controlescherm met precies welke adressen aandacht nodig hebben; je kunt dat oplossen of bewust doorgaan.

Na de berekening verschijnt een concept (een "planrun") met voorgestelde routes en verschoven afspraken. Niets is dan al definitief. Je kunt: het overzicht van voorgestelde verschuivingen bekijken, losse knelpunten markeren als opgelost of verwijderen, en de concepten rechtstreeks in de kalender bekijken voordat je beslist.

Met "Alles goedkeuren" worden de oude automatische afspraken die vervangen zijn definitief verwijderd en de nieuwe concepten definitief ingepland — dit gaat in één keer voor de hele planrun, er is geen goedkeuring per losse afspraak. Vink "Iedere klant afzonderlijk mailen" aan om klanten met een bekend e-mailadres direct over hun (gewijzigde) afspraak te informeren. Met "Afwijzen" verdwijnt het hele concept en blijft de bestaande planning ongewijzigd.

Lost een berekening niet alle werk op, dan kun je opnieuw laten rekenen met "Maximaal 2 weken uitloop" (frequentie mag iets worden opgerekt) of "Overwerk toestaan" (werkdag mag worden verlengd binnen de ingestelde grens). Beide vervangen het bestaande concept.

Werkopdrachten en herhaalfrequentie instellen

Een werkopdracht is het terugkerende werk bij één klant dat de automatische planning omzet in concrete afspraken. Maak deze aan via Werkopdrachten: kies de klant, omschrijving, benodigde uren per bezoek (worden gedeeld over het team), minimaal aantal personen, prijs (vast bedrag of regiewerk), prioriteit en eventueel een vaste voorkeursmedewerker.

De herhaling kan een vast interval zijn (bijvoorbeeld iedere 6 tot 8 weken, met een voorkeur van 7), een maandpatroon (vaste dag, of bijvoorbeeld "laatste vrijdag van de maand"), of een wisselende frequentie per seizoen (bijvoorbeeld wekelijks in het groeiseizoen en maandelijks in de winter, met maximaal 12 niet-overlappende periodes per jaar).

Extra werkzaamheden die niet bij ieder bezoek nodig zijn (bijvoorbeeld "elke 4e beurt ook de dakgoot") koppel je als aparte regel aan de hoofdwerkopdracht.

Werk pauzeren met "Pauzeren" haalt het niet uit de planning, maar verbergt de toekomstige afspraken ervan; heractiveren maakt ze weer zichtbaar. Er gaat dus niets verloren.

Reistijden en de betrouwbaarheid van de planning

De automatische planning schat reistijd tussen klanten. Zonder een aangesloten routeservice gebruikt Orvela een testmodus met een benaderende schatting — je ziet dit expliciet terug in de melding na een berekening.

Reistijden worden nauwkeuriger doordat medewerkers in de Orvela-app een rit starten en de aankomst registreren. Pas vanaf drie geaccepteerde metingen tussen dezelfde twee locaties gaat Orvela de eigen meting laten meewegen naast de schatting, en dat gewicht groeit pas geleidelijk (tot maximaal 70% bij twintig of meer metingen). Eén uitschieter kan de schatting daardoor nooit in één keer flink verstoren.

Al geplande automatische afspraken binnen de "beschermde horizon" (in te stellen bij Automatische planning) worden bij een nieuwe berekening met rust gelaten, net als elke handmatig aangemaakte of al bevestigde afspraak. Alleen automatische afspraken ná die horizon kunnen door een nieuwe berekening worden herzien.

Van afspraak naar factuur: de wachtrij

Zodra een afspraak op afgerond wordt gezet en er iets te factureren valt, verschijnt automatisch een conceptfactuur in de wachtrij (Facturatie → Wachtrij). Een conceptfactuur heeft nog geen factuurnummer en is nog vrij te bewerken.

Klik op "Boeken en verzenden" om een conceptfactuur definitief te maken. Orvela controleert dan onder andere: of je bedrijfsgegevens (adres, KvK, btw-id, IBAN) compleet zijn, of de klant een e-mailadres en volledig adres heeft, of iedere regel een geldige btw-code voor verkoop heeft, of de klein­ondernemersregeling (indien actief) consistent is toegepast op alle regels, of verlegde btw alleen wordt gebruikt bij een klant met een btw-id, en of de boekhoudperiode van de factuurdatum nog open staat.

Voldoet de factuur aan alles, dan krijgt hij een definitief volgnummer, wordt de bijbehorende journaalpost automatisch geboekt, en wordt de factuur (pdf + elektronische UBL/XML-versie) verstuurd — mits je verzendmail is ingesteld en getest. Lukt het boeken wel maar het versturen niet, dan blijft de factuur wél definitief geboekt; alleen de verzending moet dan opnieuw.

Een reeds definitieve factuur kan alleen nog worden bewerkt zolang er geen betaling, credit of Mollie-betaalpoging aan hangt. Is dat wel het geval, dan corrigeer je met een credit- of vervolgfactuur in plaats van de bestaande factuur te wijzigen.

Regiewerk registreren en factureren

Werk dat op regiebasis (uren maal tarief) wordt gefactureerd, registreert de medewerker met de werktimer in de Orvela-app: starten bij aankomst, afronden bij vertrek. Er kan maar één timer tegelijk per medewerker actief zijn.

Bij het afronden rondt Orvela de gewerkte tijd af volgens de instelling bij Instellingen → Facturatie (geen afronding, of naar boven/beneden/dichtstbijzijnde 5 of 15 minuten). Zowel de ruwe als de afgeronde tijd worden bewaard; alleen de afgeronde tijd bepaalt het factuurbedrag.

Wijkt de op de telefoon geregistreerde tijd sterk af van de servertijd, of van de geplande duur van de afspraak, dan markeert Orvela de afspraak voor controle en krijgen de bedrijfseigenaren een e-mail. Zo'n afspraak is wél afgerond, maar de bijbehorende factuur blijft in de wachtrij staan totdat iemand de tijdregistratie heeft gecontroleerd en bevestigd — een factuur met een onbevestigde afwijking kan niet worden geboekt.

Btw correct verwerken

Elke factuur- of inkoopregel krijgt een btw-code. Verkoopfacturen accepteren alleen codes die voor verkoop bedoeld zijn; inkoopcodes worden bij het boeken van een verkoopfactuur geweigerd, en omgekeerd.

Verlegde btw (binnenlands of intracommunautair) mag alleen worden gebruikt bij een klant met een geldig btw-identificatienummer. De oude, generieke "btw verlegd"-categorie is uitgefaseerd: kies altijd de specifieke binnenlandse of EU-variant.

Is de kleineondernemersregeling (KOR) actief op de factuurdatum, dan moeten alle regels van die factuur de KOR-btw-code (0%) gebruiken; is de KOR niet actief, dan mag die code helemaal niet voorkomen. De KOR-periode stel je in bij Instellingen → Financieel.

Prijzen worden intern altijd exclusief btw opgeslagen, ongeacht of je ze zelf in- of exclusief btw invoert of te zien krijgt (ook in te stellen bij Instellingen → Financieel).

De boekhouding bijhouden: journaalposten, inkoop en bank

Bij Accounting → Boekingen boek je handmatige journaalposten, met een aparte, btw-bewuste invoer voor verkoop/inkoop met btw en een eenvoudige memoriaalboeking voor overige mutaties. Een concept kun je nog aanpassen; eenmaal definitief gemaakt kan een boeking alleen nog worden gecorrigeerd via een tegenboeking, nooit door de oorspronkelijke regel te wijzigen.

Inkoopfacturen van leveranciers beheer je onder Inkoop, inclusief het bewaren van het oorspronkelijke bewijsstuk voor latere controle.

Bij Bank importeer je een bankafschrift (CSV of CAMT.053-XML); reeds geïmporteerde regels worden herkend en niet dubbel verwerkt. Een binnengekomen bedrag kun je koppelen aan een openstaande factuur (op IBAN moet het bedrag precies overeenkomen; op een compleet, uniek factuurnummer mag het ook een deel- of overbetaling zijn), boeken als klanttegoed, of terugbetalen op een eerder klanttegoed. Een overbetaling wordt nooit te veel afgeboekt op de factuur — het teveel blijft zichtbaar als terug te betalen bedrag.

Btw-aangifte voorbereiden en het boekjaar afsluiten

Bij Accounting → Btw zie je per periode (maand, kwartaal of jaar, in te stellen bij Instellingen → Perioden) het overzicht van verschuldigde en aftrekbare btw. "Concept vastleggen" bevat een vaste momentopname; "Als ingediend vergrendelen" legt vast dat je de aangifte hebt ingediend, inclusief een betalingskenmerk. Orvela dient de aangifte niet zelf bij de Belastingdienst in — dit registreert alleen dat jij dat hebt gedaan. Een al vergrendelde periode corrigeer je via een suppletie, met dezelfde concept-en-vergrendel-stappen.

Bij Accounting → Jaarrapport zie je een voorlopige winst- en verliesrekening en balans, met een checklist (geen openstaande concepten, alle twaalf maanden gesloten, balans sluitend binnen €1) voordat je het boekjaar kunt afsluiten. Een gesloten boekjaar kan worden heropend, maar alleen met een geschreven reden.

Een medewerker toevoegen en rechten instellen

Voeg een medewerker toe bij Medewerkers met naam, contactgegevens, een agendakleur en de gewenste toegangsrechten: kalender inzien, afspraakstatus aanpassen, planning, facturatie, accounting, beheer en/of voorraad & materieel.

Deze rechten bepalen alleen wat iemand mag zien en doen zodra diegene ook daadwerkelijk kan inloggen — het aanvinken van rechten geeft op zichzelf nog geen inlogaccount. Denk er bij het toevoegen van een medewerker aan dat je wettelijk verplicht bent hen te informeren dat hun persoonsgegevens in Orvela worden verwerkt.

Mobiele accounts voor de Orvela-app

Een medewerker krijgt pas toegang tot de Orvela-app via een apart mobiel account, in te stellen op de medewerkerpagina. Dit is bewust losgekoppeld van de toegangsrechten hierboven: de rol van het mobiele account (Medewerker, Planner, Boekhouding of Beheerder) bepaalt de functie van het account, en de eerder ingestelde rechten bepalen de daadwerkelijke toegang.

Een nieuw mobiel account heeft een wachtwoord van minimaal 10 tekens nodig. Bij het aanpassen van een bestaand account mag je het wachtwoordveld leeg laten om het huidige wachtwoord te behouden. Het opgegeven e-mailadres mag nog niet bij een ander account in gebruik zijn.

Vaste teams voor de automatische planning

Maak een vast team aan bij Medewerkers met een naam en de betrokken medewerkers. De automatische planning behandelt zo'n team als één auto en één gezamenlijke route — werkuren worden over het team verdeeld, maar reistijd telt voor de route als geheel. Medewerkers die in geen enkel team zitten, plant Orvela gewoon los in.

Klantbeschikbaarheid instellen

Op de klantpagina kun je per weekdag aangeven of ochtend (08:00–12:00) en/of middag (12:00–17:00) beschikbaar zijn voor een bezoek. Stel je hier niets in, dan gaat Orvela standaard uit van beschikbaarheid op werkdagen (beide dagdelen) en niet in het weekend.

Zodra je zelf één dagdeel aan- of uitvinkt, schakelt Orvela over naar jouw eigen instelling voor die klant — en dan telt alleen wat je aanvinkt nog mee. Staat alles uit, dan kan de automatische planning die klant niet meer inplannen.

Een medewerkersaccount verwijderen

Verwijderen van een medewerkersaccount maakt naam, e-mailadres en telefoonnummer onherstelbaar anoniem en schakelt het account uit. Facturen, planningen en andere administratie die deze persoon heeft aangemaakt of uitgevoerd, blijven om wettelijke redenen gewoon bewaard.

Dit kan alleen door het bedrijf zelf worden gedaan, niet door de medewerker, en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Voorraad en verkooporders beheren

Onder Voorraad & materieel beheer je artikelen (naam, artikelnummer, inkoop- en verkoopprijs, aantal op voorraad, btw-code). Een voorraadaanpassing vraagt altijd om een korte reden, zodat wijzigingen achteraf te herleiden zijn.

Een verkooporder begin je als concept voor een klant en vul je aan met regels via de productzoeker, die ook eerder voor deze klant vastgelegde kortingen toont. Overschrijdt een regel de beschikbare voorraad, dan verschijnt een waarschuwing en kan de order pas worden afgerond nadat dat is opgelost.

Afronden verwerkt de voorraadmutatie definitief. Verwijderen van een order kan alleen zolang deze nog niet is afgerond, en corrigeert de voorraad dan symmetrisch terug.

Van verkooporder naar factuur

Afgeronde verkooporders die nog niet gefactureerd zijn, verzamelen zich in de facturatiebacklog, gegroepeerd per klant. Selecteer welke orders je wilt combineren en boek en verzend in één keer een factuur die alle geselecteerde orders van die klant bevat — elke order blijft op de factuur herkenbaar aan ordernummer en datum.

Materieel en keuringen bijhouden

Voor gereedschap, voertuigen of andere bedrijfsmiddelen leg je status (beschikbaar, in gebruik, in onderhoud, buiten gebruik, vermist) en, indien van toepassing, een keuringsvervaldatum vast. Stel per item in hoeveel dagen van tevoren je een melding wilt zien — Orvela toont het item dan tijdig met een duidelijke keuringsindicatie, ook te filteren als apart overzicht.

Inloggen en je dagagenda gebruiken

Log in met het mobiele account dat je van je werkgever hebt gekregen. Je ziet standaard je eigen dagagenda; heb je planningsrechten, dan kun je ook overschakelen naar het teamoverzicht van een gekozen dag of week.

Tik op een afspraak voor de details: klantgegevens, status, notities en, afhankelijk van het type werk, de knoppen om een rit te starten of regiewerk te registreren.

Rit starten en aankomst registreren

Bij een afspraak met een klantadres kun je "Start rit en navigatie" gebruiken. Dit opent je navigatie-app en start, waar mogelijk, automatische aankomstdetectie op de achtergrond — je hoeft dan zelf niets meer te doen; kom je aan, dan wordt dit stil geregistreerd zonder dat je de gereden tijd te zien krijgt (die is alleen bedoeld om Orvela's planning te verbeteren).

Lukt automatische detectie niet, dan krijg je een melding en kun je zelf op "Ik ben aangekomen" tikken. Is een rit voor deze afspraak al eerder gemeten en afgerond, dan verdwijnt de rit-knop vanzelf — een afspraak kent maar één ritmeting.

Het aankomstbewijs

Los van de ritmeting kun je bij elke afspraak zelf een aankomstbewijs vastleggen door op de "V"-badge te tikken. Dit legt eenmalig je locatie en tijdstip vast als bewijs dat je er bent geweest.

Dit gebeurt bewust handmatig en met expliciete toestemming: je locatie wordt versleuteld met een sleutel die na gebruik direct wordt weggegooid. Niemand — ook Orvela of je werkgever niet — kan dit gegeven lezen totdat jij zelf akkoord geeft op een verzoek om het te delen. Er wordt nooit een doorlopende GPS-route bijgehouden, alleen dit ene moment.

Regiewerk registreren in de app

Bij een afspraak die op regiebasis wordt gefactureerd, start je bij aankomst de werktimer en rond je die af zodra je klaar bent. Orvela berekent de gewerkte tijd op basis van start- en eindmoment en rondt die af volgens de instelling van je werkgever. Wijkt de op je telefoon geregistreerde tijd sterk af van wat de server ziet of van de geplande duur, dan wordt de afspraak voor controle gemarkeerd voordat er een factuur van kan worden gemaakt.

Klantadres zoeken en afspraken aanmaken

Bij het aanmaken of bewerken van een afspraak kun je een klant zoeken op naam of op adres. Start- en eindtijd van een afspraak passen zich automatisch aan zodat ze geldig blijven ten opzichte van elkaar wanneer je één van de twee aanpast.

Bedrijfsgegevens en facturatie-instellingen

Onder Instellingen → Bedrijf vul je de gegevens in die op je verkoopfacturen komen: bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-id, adres, IBAN/BIC en facturatie-contactgegevens. Dit adres kan tegelijk als vast vertrekadres voor de automatische planning dienen.

Onder Instellingen → Facturatie stel je in hoe gewerkte tijd bij regiewerk wordt afgerond, wat er gebeurt nadat een afspraak is afgerond (zelf kiezen tussen wachtrij en direct verzenden, altijd via de wachtrij, of beide), de standaard betaaltermijn, en je verzendmail (eigen SMTP of de Orvela-mailservice).

Modules in- en uitschakelen

Onder Instellingen → Modules schakel je de onderdelen in die je bedrijf gebruikt: basis (kalender), planning, facturatie, accounting en voorraad & materieel. Een uitgeschakelde module is voor niemand in het bedrijf zichtbaar, ook niet via een directe link.

Een boekhouder of accountantskantoor koppelen

Onder Instellingen → Koppelingen kun je een koppelcode (beginnend met ACC-) van je boekhouder invoeren. Eenmaal gekoppeld krijgt het kantoor uitsluitend toegang tot facturatie en accounting van jouw bedrijf — nooit tot planning, medewerkers of bedrijfsinstellingen.

Je kunt de koppeling op elk moment intrekken; dat werkt direct, ook als het kantoor op dat moment al is ingelogd namens jouw bedrijf.

Automatische bankkoppeling instellen

Met de automatische bankkoppeling (onder Instellingen → Koppelingen, zichtbaar zodra de accounting-module actief is) leest Orvela dagelijks je banktransacties in en dubbelt deze niet. Matching op IBAN vereist een exact overeenkomend openstaand bedrag; matching op een compleet, uniek factuurnummer werkt ook bij een deel- of overbetaling.

De koppeling is alleen-lezen: Orvela kan met deze koppeling niets namens jou overmaken of wijzigen bij je bank.

KvK-gegevens automatisch invullen

Bij het aanmaken van een zakelijke klant kun je zoeken op bedrijfsnaam of KvK-nummer; Orvela vult naam en adres dan automatisch aan op basis van het KvK Handelsregister. Deze zoekfunctie werkt op dit moment alleen bij het aanmaken van een nieuwe klant; bij een bestaande klant of bij je eigen bedrijfsprofiel vul je KvK-gegevens vooralsnog handmatig in.

Tweestapsverificatie en automatisch uitloggen

Onder Instellingen → Beveiliging kan iedere gebruiker zelf tweestapsverificatie instellen. Beheerders stellen daarnaast, voor het hele bedrijf, automatisch uitloggen bij inactiviteit in (met een zelf te kiezen aantal minuten). Het sluiten van de browser logt altijd uit, ongeacht deze instelling.

Beginnen met Orvela

Vul eerst onder Instellingen de bedrijfsgegevens in. Deze gegevens worden gebruikt voor documenten, klantcommunicatie en — wanneer gewenst — als vertrekadres voor de automatische planning.\n\nActiveer daarna alleen de modules die je wilt gebruiken en maak je relaties, medewerkers en werkzaamheden aan.

Je account beveiligen

Gebruik voor iedere gebruiker een persoonlijk account en deel geen wachtwoorden. Schakel tweestapsverificatie in via Instellingen > Beveiliging en bewaar de eenmalige herstelcodes buiten Orvela.\n\nVoor Orvela-platformadmins is tweestapsverificatie verplicht.