Alfaversie alpha-2026-09-26 · geldig vanaf 26 september 2026

Algemene voorwaarden Orvela

1. Partijen en toepasselijkheid

Orvela wordt tijdens de alfafase aangeboden door Orvela, Pleistraat 20, 6369 AJ Simpelveld, KvK 53404335. De natuurlijke of rechtspersoon die een bedrijfsaccount registreert of een overeenkomst sluit, is de “klant”. Deze voorwaarden gelden voor ieder aanbod, bedrijfsaccount en gebruik van de webapplicatie, mobiele applicaties, API’s en bijbehorende ondersteuning van Orvela.

De persoon die registreert verklaart bevoegd te zijn om de klant te binden. Inkoop- of andere voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij Orvela deze uitdrukkelijk schriftelijk aanvaardt. De dienst is niet bestemd voor consumenten.

2. Totstandkoming en rangorde

De overeenkomst ontstaat bij registratie en aanvaarding van deze voorwaarden, of door schriftelijke aanvaarding van een aanbod. Specifieke afspraken in een ondertekende offerte of order hebben voorrang op deze voorwaarden. Voor verwerking in opdracht geldt daarnaast de verwerkersovereenkomst; bij strijd over persoonsgegevens gaat die voor.

3. De dienst en alfastatus

Orvela biedt modules voor klant- en medewerkersbeheer, agenda, planning, routevoorstellen, facturatie en boekhoudkundige ondersteuning. Geautomatiseerde uitkomsten zijn hulpmiddelen. Een bevoegde gebruiker blijft verantwoordelijk voor controle en goedkeuring vóór uitvoering, verzending, aangifte of andere definitieve verwerking.

De alfa kan fouten, onvolledige functies en wijzigingen bevatten. Orvela kan testfuncties aanpassen of beëindigen en zal bij wezenlijke gevolgen waar redelijk vooraf informeren. De klant gebruikt tijdens de alfa geen gegevens of processen waarvoor uitval of een onjuiste uitkomst zonder eigen controle tot onaanvaardbare schade kan leiden.

4. Account, gebruikers en beveiliging

De klant beheert de eigen gebruikers, rollen en toegangsrechten, verstrekt alleen toegang aan bevoegde personen en zorgt voor sterke unieke wachtwoorden. Accounts zijn persoonsgebonden. De klant meldt vermoed misbruik, een datalek of onjuiste autorisatie onverwijld via management@orvela.eu.

Een bedrijfsaccount kan een geregistreerd boekhoudkantoor toegang geven via een koppelverzoek dat door het kantoor moet worden aanvaard. Deze toegang is beperkt tot facturatie en accounting, kan door beide partijen worden beëindigd en ontslaat geen van beide partijen van de eigen beroeps-, fiscale of privacyverplichtingen. Een boekhoudkantoor opent uitsluitend administraties waarvoor een actieve opdracht en toestemming bestaat.

Orvela mag redelijke beveiligingsmaatregelen afdwingen, sessies beëindigen en toegang tijdelijk beperken als dit nodig is om misbruik, schade of een beveiligingsincident te voorkomen.

Voor accounts met beheerders- of facturatierechten is tweestapsverificatie verplicht. De klant is verantwoordelijk voor het veilig bewaren van de eigen authenticatiemiddelen, waaronder de authenticator voor tweestapsverificatie en de bijbehorende herstelcodes. Raakt een gebruiker zowel de authenticator als alle herstelcodes kwijt, dan kan toegang uitsluitend worden hersteld na een handmatige identiteitsverificatie. Orvela voert die verificatie zorgvuldig uit en laat zich daarbij niet onder tijdsdruk zetten: een deugdelijke vaststelling van identiteit gaat vóór snelheid. Orvela aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, in welke vorm dan ook, die voortvloeit uit het tijdelijk niet kunnen inloggen gedurende deze handmatige herstelprocedure.

5. Verantwoordelijkheden van de klant

De klant staat in voor de rechtmatigheid en juistheid van ingevoerde gegevens, instructies aan medewerkers, communicatie met eigen klanten, gekozen bewaartermijnen en de uitvoering van werkzaamheden. De klant informeert betrokkenen over klantmeldingen en ritmetingen en beschikt over een passende grondslag. Bij gebruik van boekhouding, facturatie, btw-overzichten of bankmatching blijft de klant verantwoordelijk voor wettelijke administratie, aangiften en controle door een deskundige waar nodig.

De klant gebruikt Orvela niet onrechtmatig, probeert beveiliging of tenant-scheiding niet te omzeilen, uploadt geen malware en verwerkt geen bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens zonder aantoonbare noodzaak, geldige grondslag en passende aanvullende afspraken.

Orvela stelt beveiligingsmaatregelen beschikbaar, maar het juiste gebruik ervan ligt bij de klant. De klant schakelt tweestapsverificatie in voor de gebruikers die dat vereist, houdt het contact-e-mailadres van elk account actueel, en gebruikt de bevestigingsstappen bij het wijzigen van betaalgegevens. Voor zover wettelijk toegestaan is Orvela niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat de klant deze maatregelen niet gebruikt, inlog- of e-mailgegevens onvoldoende beveiligt, of beveiligingswaarschuwingen negeert.

6. Modules en routeberekeningen

Modules kunnen afzonderlijk worden geactiveerd; activering geldt tegen de op dat moment geldende abonnementsvoorwaarden en -prijzen.

Orvela berekent routes in een zelf beheerde routeomgeving op OpenStreetMap-kaartgegevens. Afstanden, reistijden, bereikbaarheid, verkeerssituaties en kaartgegevens blijven schattingen en kunnen onjuist of verouderd zijn. De planner maakt uitsluitend een controleerbaar concept; de klant controleert routes, werktijden en uitvoerbaarheid vóór goedkeuring en houdt tijdens uitvoering rekening met de actuele verkeers- en veiligheidssituatie.

De reistijdkalibratie begint met algemene routeprofielen en wordt pas geleidelijk bedrijfsspecifieker nadat voldoende, bewust vastgelegde en kwalitatief bruikbare ritmetingen beschikbaar zijn. In de beginperiode of bij weinig waarnemingen kan de afwijking groter zijn. Orvela past meetgegevens begrensd toe en garandeert geen individuele aankomsttijd.

7. Externe diensten

Optionele koppelingen met onder meer mailproviders, Mollie, banken, open-bankingproviders, kaart- of routediensten worden mede beheerst door de voorwaarden en beschikbaarheid van die derde. De klant geeft de benodigde toestemming rechtstreeks en koppelt alleen eigen of bevoegd beheerde accounts. Orvela is niet verantwoordelijk voor storingen, besluiten of wijzigingen bij deze derden, maar zal de eigen integratie zorgvuldig beheren.

8. Klantmeldingen en routegegevens

Afspraakherinneringen en actuele dagupdates worden alleen verstuurd als de betreffende voorkeur voor de relatie is geactiveerd. Beide soorten meldingen kunnen onafhankelijk van elkaar worden in- en uitgeschakeld. Het betreft operationele servicemeldingen en geen toestemming voor reclame. De klant bepaalt ontvangers, inhoud, timing en grondslag en moet een afmelding of bezwaar passend verwerken.

Een medewerker start en beëindigt een ritmeting bewust vanuit de mobiele agenda. Orvela verwerkt daarbij alleen tijden en reeds bekende afspraakadressen; geen doorlopende gps-route. Optionele geofencing verwerkt tijdens een expliciet gestarte rit lokaal op het apparaat een aankomstzone en blijft een hulpmiddel: de gebruiker bevestigt de aankomst zelf. Metingen kunnen na kwaliteitscontrole geaggregeerd worden gebruikt om toekomstige reistijden te verbeteren.

9. Beschikbaarheid, onderhoud en back-ups

Orvela spant zich in voor een veilige en bruikbare dienst, maar geeft tijdens de alfa geen uptimegarantie. Onderhoud kan de beschikbaarheid tijdelijk beperken. Back-ups zijn bedoeld voor herstel van de dienst en vervangen geen eigen export of controle van bedrijfskritieke gegevens door de klant.

10. Intellectuele eigendom en gebruiksrecht

Orvela en haar licentiegevers behouden alle rechten op software, documentatie, vormgeving en generieke verbeteringen. De klant ontvangt voor de looptijd een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de geactiveerde dienst intern te gebruiken. De klant behoudt rechten op eigen bedrijfsgegevens en verleent Orvela uitsluitend de rechten die nodig zijn om de dienst te leveren en beveiligen.

11. Vertrouwelijkheid

Partijen behandelen niet-openbare bedrijfsinformatie vertrouwelijk en gebruiken deze alleen voor de overeenkomst. Deze plicht geldt niet voor informatie die aantoonbaar openbaar was, rechtmatig van een derde kwam of wettelijk moet worden verstrekt. Waar mogelijk wordt de andere partij vooraf geïnformeerd over een verplichte verstrekking.

12. Vergoeding en betaling

Prijzen, looptijd, facturatiefrequentie en inbegrepen gebruik staan in het aanbod of de productomgeving. Zakelijke bedragen zijn exclusief btw tenzij anders vermeld. Facturen zijn betaalbaar binnen de vermelde termijn. Bij te late betaling kunnen de wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke kosten verschuldigd zijn nadat de klant behoorlijk is aangemaand.

Betaalt de klant modules via automatische SEPA-incasso, dan wordt bij aanvang een doorlopende machtiging (mandaat) verstrekt. Vóór elke incasso ontvangt de klant ten minste vijf dagen van tevoren een vooraankondiging per e-mail met de incassodatum en het geschatte bedrag. Het uiteindelijke bedrag kan van die schatting afwijken, bijvoorbeeld doordat een gebruiksafhankelijk deel pas op de incassodatum wordt vastgesteld of doordat de klant zelf wijzigingen aanbrengt of ingestelde limieten overschrijdt. De bijbehorende factuur ontvangt de klant rond de incassodatum.

13. Opschorting en beëindiging

Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan, tenzij anders afgesproken, schriftelijk worden opgezegd met één maand opzegtermijn. Orvela kan toegang na waarschuwing opschorten bij ernstige tekortkoming, betalingsachterstand, onrechtmatig gebruik of een veiligheidsrisico. Bij een acute dreiging mag opschorting onmiddellijk plaatsvinden.

Na beëindiging kan de klant gedurende 30 dagen om een redelijke export van beschikbare bedrijfsgegevens verzoeken. Daarna mag Orvela gegevens verwijderen, behoudens wettelijke bewaarplichten, lopende geschillen en de back-uprotatie. Persoonsgegevens in opdracht worden behandeld volgens de verwerkersovereenkomst.

14. Aansprakelijkheid

Partijen zijn aansprakelijk voor directe schade die aantoonbaar het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. Voor zover wettelijk toegestaan is aansprakelijkheid van Orvela per gebeurtenis en per jaar beperkt tot het bedrag dat de klant in de voorafgaande twaalf maanden voor de betreffende dienst heeft betaald. Bij volledig kosteloos alfagebruik geldt in plaats daarvan een maximum van € 1.000. Samenhangende gebeurtenissen gelden als één gebeurtenis.

Orvela is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gemiste besparingen, winstderving of schade door beslissingen op basis van niet-gecontroleerde voorstellen, behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding of waar beperking wettelijk niet is toegestaan. De klant moet redelijke maatregelen nemen om schade te beperken en een gebrek zo snel mogelijk melden.

15. Overmacht

Geen partij is aansprakelijk voor een tekortkoming door een omstandigheid buiten haar redelijke invloed, waaronder grote internet-, cloud- of nutsstoringen, overheidsmaatregelen en aanvallen die ondanks passende beveiliging niet redelijk konden worden voorkomen. Duurt overmacht langer dan 60 dagen, dan mag iedere partij het getroffen deel schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding.

16. Wijzigingen

Orvela kan deze voorwaarden wijzigen bij product-, beveiligings-, wettelijke of bedrijfswijzigingen. Materiële wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf via de applicatie of e-mail aangekondigd, tenzij een wettelijke of acute veiligheidsreden een kortere termijn vereist. Is een wijziging wezenlijk nadelig, dan kan de klant vóór de ingangsdatum opzeggen.

17. Recht, klachten en contact

Nederlands recht is van toepassing. Partijen proberen een klacht eerst in overleg op te lossen via management@orvela.eu. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de aanbieder is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt. Bekijk ook de bedrijfsinformatie, privacyverklaring en het subverwerkersoverzicht.